| ● 輸出書類作成システム （GExport） |
システム概要
輸出書類作成システム（以下GExportと表記）とは輸出の際に必要な各種書類の作成をおこなうシステムです
入力したデータを元にEXCEL上に輸出書類を作成します
GExportで標準作成可能な書類は、以下の８書類となっています。（他のタイトルの帳票も作成可)
| 1. | I/V | Commercial Invoice | ||
| 2. | P/L | Packing List | ||
| 3. | S/I | Shipping Instruction | ||
| 4. | Draft | |||
| 5. | S/A | Shipping Advice | ||
| 6. | C/O | Certificate of Origin | * 商工会議所様式に準拠 商工会用紙に印字できます | |
| 7. | L/G | Letter of Guarnatee | ||
| 8. | B/C | Beneficiarys Certificate | * D/C、Insurance Application等に転用可能 |
出力書類サンプルのダウンロード
GExportで出力可能な書類(サンプル)クリックで表示、右クリック→対象をファイルに保存でダウンロードします
GExportの特徴
1) マスタ登録が不要です
Gexportは輸出書類を作成することに主眼を置いたシステムで債権管理に繋がるシステムではありません。
債権管理に直結する貿易システムではマスタは必要です。 1回しか取引しない取引先や商品でも登録が必要でした。
GExportではデータの入力をおこなう際に各種マスタ（商品マスタ・取引先マスタ・LC発行銀行マスタ等）を使用しません
したがって、マスタデータの登録作業が不要です
2) データコピー機能
データの入力をおこなう際に、過去に入力したインボイスデータをテンプレートして入力をおこなう事ができます
過去に作成した書類と同じような入力内容の書類を作成する時に入力負荷の軽減ができます
3) 書類レイアウトのカスタマイズが可能
項目の印字位置や書類のレイアウトを変更する事ができます
（パターン１） 貴社で作成する書類全てに対してレイアウトを変更したい時
基本書類様式（EXCELファイル）を変更する事で、貴社の様式で作成する事ができます
（パターン２） 特定の書類に対してのみレイアウトを変更したい場合
作成後書類ファイルを修正する事で、特定顧客・特定契約に対して様式の異なる出力が可能です
※ 全ての印刷様式・項目に対して変更・修正で対応を保証するものではありません
4) 明細データ入力の簡素化
データ入力時に最も時間がかかる明細データの入力も、以下の機能を使う事で入力時間の短縮が図れます
▼ 前行コピー機能
１行前に入力した内容を全てコピーできます
▼ 行削除機能
１行単位で入力した内容を削除できます
▼ 行挿入機能
明細データを複数行入力した後でも、行間に新しい明細データを挿入できます
5) EXCEL書類ファイルの作成機能
GExportの帳票出力はExcelを経由します。Excelから印刷を行いますのでPDF作成ソフトでPDFファイルを作成して電子メールで
バイヤ等に送付することができます。(別途ＰＤＦ作成ソフトをご用意ください）
EXCEL書類ファイルが作成済のものは、EXCEL書類ファイルを開く事ができ標準、バイヤや商品による特別な輸出書類について
もEXCELで編集して作成することができます
入力画面上からEXCEL書類ファイルが作成済・未作成の状態を書類単位で管理できます
6) 入力データのCSVエクスポート
入力したデータはデータベースに蓄積されていきます
GExportではデータベース内のデータをCSV形式で保存(export)する事ができます
保存できるのは以下の２種類のデータです
| 集約情報： |
明細画面以外で入力した内容 |
| 明細情報： | 明細画面で入力した内容 インボイス番号・商品情報（数量・重量・単価・金額）を基軸としたデータを 出力します |
8) その他
レターヘッドに会社ロゴ、シッピングマーク（Number of Package）に図形の表示が可能です。
書類の見出しと一部の入力データについては、英語またはスペイン語のどちらで印字するかを
データ入力時に選択する事ができます
システム構成
| 複数のパソコンでご利用できるLAN版 (LAN環境は別途ご用意ください) |
１台のパソコンでご利用できるS/A版 |
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製品一覧・各種費用・サポート体制
| 製品名 | 販売価格 | 期間サポート費用 （年間） ※３ ※４ |
リリース | |
| GExport （LAN版） | 40万円 | 4万円 | 2005年 5月 | |
| GExport （SA版） | 20万円 | 2万円 | 2005年 5月 | |
| GExport （SOHO版） | 10万円 | 1万円 | 開発中止(想定環境で処理が重すぎる) | |
| GExport （Web版） | 80万円 | 8万円 | 開発中止(想定環境でレスポンスの確保ができない) | |
| ※３ | GExportのサポートは原則メールにて行います。 原則営業日基準で48時間以内に回答させていただきます 無料サポート：初期サポートはＱＡ(質問状)形式で５通まで 以後のサポートは期間契約またはスポット契約を選択していただきます。 期間契約 ：サポート費用内でサポートさせていただきます。 スポット契約：ＱＡの質問/回答１件について5,000円〜とさせていただきます。 |
※４ | オンサイト（貴社）でのサポート 5,000円/時〜 遠地の場合、交通費・宿泊費は別途申し受け付けます。 また、移動時間はサポート費用に含むものとします。 |
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| その他の費用 | ||||
| オンサイト(貴社)での保守 | 5,000円/時〜 遠地の場合、交通費・宿泊費は別途申し受け付けます。 また、移動時間は保守費用に含むものとします。 |
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| 基本書類様式の変更 | 20,000円〜 通常はお客様で実施していただきますので費用はかかりません。 |
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| カスタマイズ | ||||
| 入出力項目の追加等といったカスタマイズ等も別途承ります | ||||
動作環境
| SA（Stand Alone）版・LAN版のクライアント | ||
| OS | Windows2000/XP | |
| EXCEL（Office） | EXCEL2000/XP(2002)/2003 | |
| PCスペック（ミニマム） | CPU | PentiumV以上 |
| メモリ | 128MB以上 | |
| 解像度 | 1024×768以上 | |
| HDD空き容量 | 2GB以上 （200インボイス程度） | |
| LAN版のサーバ | ||
| OS | Windows2000/XP | |
| EXCEL（Office） | EXCEL2000/XP(2002)/2003 | |
| LAN | DOMAIN/WORKGROUP | |
| PCスペック（ミニマム） | CPU | PentiumW以上 |
| メモリ | 512MB以上 | |
| 解像度 | （指定なし） | |
| HDD空き容量 | 5GB以上 （500インボイス程度） | |
| 備 考 | 他システムと共存する場合、上記以上の仕様のサーバーを準備してください。 | |
| 動作確認済データベース | ＭＤＢ(Accessデータベース) ＳＱＬサーバ Version7.00〜 原則としてＯＤＢＣ経由で利用できるデータベースであれば利用できます。 S/A版はＭＤＢでのみ動作します。 |
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無料相談
まずは、メールでご連絡の上、貴社様式を送付して下さい。 適用可能か否かを判定させて頂きます。
運用開始までの手順
| 1) | インストール | システムの導入 |
| 2) | 基本書類様式の変更 | Excelで書式、セル幅、高さなどの調整、ロゴの貼付などを行います。 |
| 3) | プリント位置調整 | お使いのプリンタで正しく印字されるようにExcelシートの余白の調整などを行います。 |
| 4) | テンプレートデータの作成 （任意） | 頻繁に作成するインボイスデータを作成し、実データの入力作業を軽減するために作成します。 |
| 5) | 運用開始 | 実インボイスデータの入力 |
| ● お問い合わせいただいた内容と回答（ＦＡＱ） |
| Q1 導入・運用は簡単に行えますか？ | |
| パソコン利用ノウハウが最低の条件となります。（特別な知識ではなく、一般的な知識のみ） SA版の導入時ノウハウ ＥＸＣＥＬの関数、計算式、書式の意味を理解・使用できる、 通常のプログラムのインストールができる人がいる LAN版の導入時ノウハウ ＭＤＢの場合、プログラムのインストールのできる人 ＯＤＢＣ記述の設定ができる（ＳＱＬサーバ：ＳＱＬサーバの導入ができる。） SA版・LAN版の運用 通常のパソコンの操作ができる人であれば運用ができますが、 どちらかというと業務ノウハウの方が重要です。 WindowsのFOLDERの概念、バックアップの操作は理解されていることを希望します。 LAN版固有の運用 バックアップなどデータベースの管理運用ノウハウが必要です。 |
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| Q2 金額、数量の何桁まで扱えますか？ | |
| 数 量 ： 9,999,999,999.9999 １００億未満 （整数部１０桁、小数部５桁です） 金額(円) ： \9,999,999,999 １００億円未満 （未満整数１０桁） 金額(＄) ： $9,999,999,999.99 １００億ドル未満 （整数部１０桁、小数部２桁です） |
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| Q3 製品価格以外に必要な費用はありますか？ | |
| 製品購入費用とサポート費用以外は原則として必要ありません。 ・お客さまで導入が困難で弊社に依頼される場合は導入費用を申し受けます LAN版 40,000- S/A版 20,000- WEB版 80,000- ・基本書類様式の初期設定は貴社で行っていただきます。 Excel書類の書式設定ができる人であれば可能ですが、Excelノウハウが不足するなどで 弊社へ初期設定の依頼をされる場合は初期設定費用が必要です。 20,000円〜 ・操作についてはマニュアルを熟読していただくことで十分お使いいただけますが 講習が必要というお客様には別途実施させていただきます。 45,000円/日〜 ※いずれも弊社で実施させていただける場合の費用です。お客様事業所などで実施する場合、 別途交通費・宿泊費が必要な場合もございます。 |
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| Q4 なぜマスタを作成しないシステムなんですか？ | |
| L/Cが介在する輸出書類では、取引先マスタの取引先名や商品マスタの商品名よりL/Cの記載が優先されます。 商品マスタに商品名が "Super Personal Computer" と登録されている場合でも、L/Cに "Personal Computer Type-1" と記載されていればL/Cどおり商品明細を作成する必要があります。 また、債権管理(会計)に原則直結しないシステムとして開発しましたので、売掛残、L/C残等は管理しません。 ですからマスタを登録するより、過去に作成したインボイスデータをテンプレートとして利用することで 入力負荷の軽減を図ることとし、マスタ登録しないシステムとしました。 |
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| Q5 他社名義の書類を作成することか可能ですか？ | |
| 可能です。 マスタが無いシステムとしておりますが、固定的な情報、省略値を登録するマスタが１つだけあります。 そこに会社情報を登録するように設計しました。 会社コード：００１ 三星商事株式会社 会社コード：００３ 三丼物産株式会社 の登録ができますので、データ入力時にどちらの会社のデータかを入力していただくことで実現します。 |
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| Q6 契約者、荷受者、LC発行者などの関係はどこまで実現できますか？ | |
| Gexportのデータ入力部ではシンプルな関係として定義しました。 書類に現れる会社は原則、貴社、顧客、L/C発行銀行のみです。（他に船会社、乙仲があります） 顧客(Buyer)と荷受人(Consignee)が異なる場合はExcel上で変更することで対応するように設計しました。 |
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| Q7 契約書は作成できないのですか？ | |
| 契約書は裏面約款が重要、また同じプリントが３部より複写用紙であることが望ましいとも聞いております。 システム的に契約に必要なデータの入力がありませんので標準としての出力は行えません。 基本書類様式を変更して契約書の形式にし、不足情報をExcel上で追加するでも可能です。 契約書作成のための入力項目の追加はカスタマイズ(別途費用)で対応することも可能です。 |
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| Q8 帳票のカスタマイズは難しいのですか？ | |
| Excelマクロ、VBAをご存知であることはＧＥｘｐｏｒｔの利用範囲・適用範囲を大幅に広げることになりますが必須スキルではありません。 Excelの関数、セル書式の設定ができる人であれば、標準帳票の様式を変更することは難しくありません。 また、貴社独自の帳票を追加することも可能です。 |
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| Q9 帳票サンプルを拝見しました。我社の場合、輸出する商品数が少ないこともあり、顧客、乙仲・船会社の暗黙の了解 で輸出書類を簡略化させています。標準機能のままでは入力の手間がかなり増えそうです。もっと簡略化することはできないのですか？ | |
| サンプルは全項目が必要なユーザでの入力を想定した出力として作成してあります。 荷受者がない、商品名がないなど常識としておかしい船積書類の作成はできませんが、 大半の項目は入力がなくとも帳票出力を可能にしました。 必要な項目のみ入力していただいて使用していただけるものと考えます。 |
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| Q10 海外の支店でGExportの利用は可能ですか？ | |
| 項目見出しの一部、エラーメッセージなどは日本語表記となっています。 また、日本語版Windows以外では動作確認を行っておりません。 マイクロソフト社によりますとローカライズ(各国版への作成)は基準を定めて実施しているのでおそらく問題はないと思われますが、 １００％の保障はしかねるとのことでした。 該当国のWindowsの入手は可能ですので貴社向けカスタマイズとしてお請けすることは可能です。 2006年9月：英語版Windowsで動作するGExportとしてバージョンアップ作業中 |
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